Privacyverklaring ChargePod

ChargePod hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke voor deze website en de diensten van ChargePod is:

ChargePod
E-mail: info@chargepod.be

Zodra de definitieve vennootschapsgegevens bevestigd zijn, worden deze gegevens aangevuld.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van hoe je ChargePod gebruikt, kunnen wij onder andere volgende gegevens verwerken:

• naam;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• bedrijfs- of organisatienaam;
• adres- en locatiegegevens;
• informatie die je via een contact- of partnerformulier verstrekt;
• berichten die je verstuurt via Pody, onze digitale assistent;
• gegevens die nodig zijn voor je partneraccount;
• documenten die in het partnerportaal beschikbaar worden gesteld;
• technische informatie zoals IP-adres, browserinformatie en beveiligingslogs;
• gegevens over het gebruik van de website, wanneer daarvoor wettelijk vereiste toestemming is gegeven.

We vragen alleen gegevens die nodig zijn voor het doel waarvoor ze worden verwerkt.

3. Contact- en partnerformulieren

Wanneer je via de website contact met ons opneemt of interesse toont om ChargePod-partner te worden, verwerken we de gegevens die je zelf invult.

Dit kan onder meer gaan om:

• naam;
• onderneming of organisatie;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• locatie;
• type onderneming of locatie;
• inhoud van je bericht.

We gebruiken deze informatie om je aanvraag te behandelen, contact met je op te nemen en eventuele commerciële afspraken voor te bereiden.

De rechtsgrond hiervoor is, afhankelijk van de situatie:

• jouw verzoek om vóór het sluiten van een overeenkomst maatregelen te nemen;
• de uitvoering van een overeenkomst;
• of ons gerechtvaardigd belang om aanvragen en zakelijke communicatie te behandelen.

4. Pody digitale assistent en live chat

Via de website kan je communiceren met Pody, de digitale assistent van ChargePod.

Pody kan vragen om gegevens zoals:

• naam;
• telefoonnummer;
• de inhoud van je vraag;
• informatie over de pagina waarop je je bevindt.

Wanneer nodig kan een medewerker het gesprek overnemen.

Bewaartermijn

Een actief gesprek blijft beschikbaar zolang dit nodig is om je vraag af te handelen.

Open Pody-gesprekken zonder activiteit kunnen na 7 dagen automatisch worden afgesloten. Vanaf dat moment geldt de bewaartermijn van 30 dagen.

Zodra een gesprek als afgerond wordt gemarkeerd:

• verdwijnt het uit de actieve inbox;
• wordt het tijdelijk opgenomen in het interne gespreksarchief;
• wordt het 30 dagen na de afrondingsdatum automatisch verwijderd uit de actieve productiedatabase.

Technische databaseback-ups kunnen verwijderde gegevens nog tijdelijk bevatten. Deze back-ups worden volgens het geldende back-upbeleid automatisch overschreven en kunnen gegevens maximaal ongeveer 8 weken langer bevatten.

Back-ups worden uitsluitend gebruikt voor herstel bij technische incidenten en niet voor normale operationele verwerking.

5. Partnerportaal

Zakelijke partners kunnen toegang krijgen tot een beveiligd partnerportaal.

Hiervoor kunnen wij verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• accountgegevens;
• partnerorganisatie;
• toegangs- en beveiligingsgegevens;
• documenten die aan de partner gekoppeld zijn;
• loggegevens van relevante accountactiviteiten.

Een partner kan uitsluitend gegevens en documenten zien die aan zijn eigen partnerorganisatie gekoppeld zijn.

6. Partnerdocumenten

Via het partnerportaal kunnen documenten ter beschikking worden gesteld, bijvoorbeeld:

• overeenkomsten;
• contracten;
• facturen;
• handleidingen;
• voorwaarden;
• commissieafspraken;
• technische documenten;
• attesten.

Partners kunnen hun eigen documenten bekijken en downloaden.

Interne bevoegde medewerkers kunnen documenten toevoegen, wijzigen of vervangen volgens hun toegangsrechten.

Documenten worden beveiligd opgeslagen buiten het publiek toegankelijke gedeelte van de website. Downloads verlopen via gecontroleerde toegang.

Wij bewaren documenten zolang dit noodzakelijk is voor:

• de samenwerking met de partner;
• contractuele verplichtingen;
• wettelijke bewaarplichten;
• bewijsvoering of administratieve doeleinden.

7. Locatiezoeker

ChargePod kan publieke locaties van ChargePod-stations tonen via een kaart of locatiezoeker.

Voor publieke locaties kunnen onder andere worden weergegeven:

• locatienaam;
• adres;
• type locatie;
• coördinaten;
• eventueel openingstijden;
• status van de locatie.

Interne partnerinformatie, financiële gegevens en interne notities worden niet via de publieke locatiefeed beschikbaar gemaakt.

Kaart

De kaart gebruikt kaartafbeeldingen van OpenStreetMap. Wanneer je bij de kaart komt, maakt je browser daarvoor rechtstreeks verbinding met die kaartdienst, ook als er nog geen publieke locaties zijn. Daardoor is onder meer je IP-adres technisch zichtbaar voor OpenStreetMap. Er worden daarbij geen marketing- of analyticscookies van ChargePod geplaatst.

Jouw locatie

Wanneer je kiest voor “Vind dichtstbijzijnde ChargePod”, kan je browser toestemming vragen om je huidige locatie te gebruiken.

Je locatie wordt alleen gebruikt nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Als je geen toestemming geeft, kan je de kaart en zoekfunctie nog steeds gebruiken.

8. Technische en beveiligingsgegevens

Voor de beveiliging en goede werking van onze systemen kunnen wij technische gegevens verwerken, zoals:

• IP-adres;
• tijdstip van toegang;
• foutmeldingen;
• beveiligingsmeldingen;
• browser- en apparaatinformatie;
• login- en auditgegevens.

Deze gegevens gebruiken we onder meer om:

• fraude en misbruik tegen te gaan;
• technische problemen op te lossen;
• ongeoorloofde toegang te detecteren;
• de betrouwbaarheid van onze systemen te bewaken.

Elke pagina van chargepod.be vraagt bij onze eigen server app.chargepod.be na of de website even in onderhoud is. Daarbij worden geen cookies gezet of meegestuurd; technisch ziet de server onder meer je IP-adres.

9. Rechtsgronden

We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige rechtsgrond voor bestaat.

Dat kan onder andere zijn:

• uitvoering van een overeenkomst;
• voorbereiding van een overeenkomst op jouw verzoek;
• wettelijke verplichting;
• jouw toestemming;
• gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor beveiliging, klantenservice en normale bedrijfsvoering.

Wanneer verwerking gebaseerd is op toestemming, kan je deze toestemming op ieder moment intrekken.

10. Met wie delen we gegevens?

We verkopen persoonsgegevens niet.

Gegevens kunnen noodzakelijkerwijs worden verwerkt door dienstverleners die ons helpen met bijvoorbeeld:

• hosting;
• e-mail;
• betalingen;
• technische infrastructuur;
• beveiliging;
• back-ups;
• kaartdiensten;
• analytische diensten, indien gebruikt.

Deze partijen mogen gegevens alleen verwerken voor het afgesproken doel en volgens toepasselijke privacywetgeving.

Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebruiken we waar nodig passende wettelijke waarborgen.

11. Beveiliging

ChargePod neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Daaronder vallen onder meer:

• toegangscontrole;
• rolgebaseerde rechten;
• beveiligde opslag;
• gecontroleerde downloads;
• auditlogging;
• HTTPS;
• beveiligingsheaders;
• beperkte toegang tot persoonsgegevens;
• back-ups;
• monitoring.

Geen enkel systeem kan echter absolute veiligheid garanderen.

12. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

Globaal geldt:

• Pody-gesprekken: 30 dagen na afronding in de productiedatabase;
• Pody-data in back-ups: maximaal ongeveer 8 weken volgens de back-upcyclus;
• contactaanvragen: zolang nodig voor opvolging en administratie;
• partnergegevens: gedurende de samenwerking en daarna zolang nodig voor wettelijke of contractuele verplichtingen;
• financiële documenten: volgens de wettelijke bewaartermijnen;
• beveiligings- en auditgegevens: zolang dit noodzakelijk is voor beveiliging, controle en wettelijke verplichtingen.

13. Jouw rechten

Je hebt, voor zover de wet dit toelaat, recht op:

• inzage in je persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering;
• beperking van verwerking;
• bezwaar tegen verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens;
• intrekking van toestemming.

Een verzoek kan worden gestuurd naar:

info@chargepod.be

Wij kunnen vragen om je identiteit te bevestigen voordat we een verzoek behandelen.

14. Klacht indienen

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel

15. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer onze diensten, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest recente versie wordt steeds op de ChargePod-website gepubliceerd.

Over cookies en andere opslag in je browser lees je meer in het cookiebeleid. Je keuze pas je aan via Cookievoorkeuren.